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A classificação tem relação com o plano de classificação e a avaliação, com a tabela de temporalidade. O quesito III diz respeito à avaliação dos documentos. Na avaliação, a partir da tabela de temporalidade, sabe-se quando os documentos terão os valores primário ou secundário. Portanto, elimina-se a III.
Na classificação, o arquivista lê e interpreta os documentos a fim de agrupá-los de acordo com sua correta classificação. Segue-se o plano de classificação da instituição, que é individual para cada organizacão. Para classificar corretamente, exige-se que se conheça bem as atividades da organização. É uma etapa intelectual.
Depois de se classificar, atribui-se um código aos documentos. O código é atribuido de acordo com a classificação. O código correto para cada classe de documentos consta-se expresso no plano de classificação; e pode ser de números, letras, cores ou uma combinação deles.
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Thiago
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"Organiza os documentos de um arquivo ou coleção". É função da gestão de documentos classificar coleções?
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Gabarito letra D
Errei em eliminar a (I) li coleção, confundi com outra informação
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Não existe essa de coleção de documentos. O examinador escoregou no tomate. Ta forçando a barra.
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Vi vária questões em conceitos e princípios. E diziam que quem tem coleção são museus e Bibliotecas.
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A banca usou os conceitos do Dicionário de Terminologia Arquivística.
classificação
1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
3 Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.
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Eu também tive como base para responder essa questão a ideia que não se tem COLEÇÃO em arquivos. Porém, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivista traz, em uma das definições de classificação o seguinte: "organização dos documentos de um arquivo ou COLEÇÃO, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo" (DBTA, 2005, p. 49). O mesmo Dicionário também traz a definição de COLEÇÃO, vejamos: "conjunto de DOCUMENTOS com características comuns, REUNIDOS INTENCIONALMENTE" (DBTA, 2005, p. 52).
Diante de tais definições, ao meu entender, podemos sim ter coleções em arquivos, exemplo: documentos de fundos privados. Documentos de pessoas importantes para a história, que foram acumulados, reunidos intencionalmente durante a vida dessa personalidade, e que foram doados a uma Instituição Arquivística.
Porém, para uma questão de concurso não cabe questões que possam gerar ambiguidade ou que para responder tenhamos que utilizar de nossas experiências profissionais, por isso, eu discordo do gabarito dessa questão.
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Solicitei comentário do professor. Por favor, façam o mesmo.
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Rayner Cid:
também solicitei comentário do professor, mas se for um tal de Mayke Santos (se não estou enganado é este nome) não vale a pena. Ele comenta erradamente!!
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Resolução: essa questão é bem boa, pois elenca as funções da classificação de documenos, além de diferenciá-las da função precípua da tabela de temporalidade, que é dar valor aos documentos.
No item I temos os dois momentos em que a classificação é aplicada: durante a aplicação do plano/código de classificação para proporcionar a organização e nos arquivos permanentes, através do quadro de arranjo.
No item II temos a prática da aplicação do plano/código de classificação. O que se faz, na prática, é ler o documento, identificar do que se trada e selecionar, no plano, a categoria em que aquele assunto se encaixa. Após esses passos, atribui-se o código escolhido.
Já o item III nos fornece a função da tabela de temporalidade, que é definir por quanto tempo cada documento deve ficar em cada fase do ciclo documental e, claro, os seus respectivos valores (inicialmente).
Resposta: D
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VALOR PRIMÁRIO
O valor primário ou imediato é inerente a criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vejamos os conceitos:
Administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas/ correntes de quem o criou.
Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é preciso manter o documento por um determinado período para cumprir exigências fiscais ou legais.
Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou longo prazo.
VALOR SECUNDÁRIO
O valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente. O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados.
O valor secundário é a importância do documento com fonte de pesquisa para outras atividades que não as administrativas, como estudos históricos ou científicos. Esse valor pode ser dividido em dois:
Valor probatório, que é a capacidade de o documento comprovar os fatos que lhe deram origem. tem relação direta com sua autenticidade e veracidade.
Valor informativo, que é a capacidade de o documento trazer informações sobre seu produtor, como história, funcionamento, organização, relações com outra entidades, etc.
A definição destes valores é fundamental para que se possa determinar o tempo que guarda dos documentos.
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Apesar da confusão com o termo "Coleção", este não é o erro da questão, uma vez que, como apontado por colegas nos comentários, o termo é utilizado na definição de "classificação" no Dicionário de Terminologia Arquivísica do Arquivo Nacional.
O erro da questão está na alternativa III ao dizer que a classificação atribui valores aos documentos. O texto "Como Avaliar Documentos de Arquivo" da série Como Fazer do Arquivo do Estado de São Paulo logo em seus primeiros parágrafos no capítulo referente à avaliação faz as seguintes afirmações sobre o termo avaliação:
"Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental."
"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro."
Logo, a classificação não tem como objetivo a atribuição de valor, cuja função para tanto é da Avaliação.
Alternativa Correta: D
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Vamos analisar os itens um por vez:
I - A classificação é um ato meramente lógico. Ela utiliza um critério predefinido para agrupar itens. No caso dos documentos de arquivo, a classificação de documentos utiliza o código ou plano de classificação para identificar a relação entre os documentos e as atividades institucionais que os geraram. O mesmo vale para o arranjo documental, com a diferença de que este se aplica somente aos arquivos permanentes. Certo.
II - A ação de classificar documentos consiste na sua leitura e análise, para em seguida identificar a qual código ele pode se encaixar (podendo ser mais de um), conforme o já estabelecido no plano. Em seguida deve-se anotar esse código no próprio documento, em espaço apropriado. Certo.
III - A atribuição de valores aos documentos é realizada através da avaliação, e não da classificação. Inclusive o código ou plano de classificação adotados pela instituição também é fruto da avaliação de documentos. Errado.
Portanto estão corretos somente os itens I e II.
Gabarito do professor: Letra "D"
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Letra: D
I - CORRETA
II - CORRETA
III - ERRADA Avaliação - Atribui aos documentos seus valores primários e secundários.
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I. Organiza os documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. - SIM
II. Analisa e identifica o conteúdo de documentos e seleciona a categoria de assunto sob a qual possam ser recuperados, podendo-se atribuir códigos. - SIM
III. Atribui aos documentos seus valores primários e secundários. - NADA A VER (a função que identifica os valores é a AVALIAÇÃO, fixando, no instrumento tabela de temporalidade, os prazos de guarda e destinação final dos documentos)