Como lidar com as reclamações dos cidadãos:
• Ouvir com atenção ao cidadão: procure ouvir a queixa para saber como identificar e resolver possível falha;
• Desculpar-se: diga que sente pelo ocorrido e acompanhe o problema. A forma de tratamento dispensado ao usuário será uma oportunidade para mostrar que a instituição se importa com o cidadão;
• Evitar interpretações: toda reclamação deve ser tratada com seriedade, independente do grau de seriedade que possamos atribuir a ela;
• Evitar posturas defensivas: uma reclamação registrada por um cidadão significa uma oportunidade de melhoria para a Administração. A postura defensiva por parte do servidor inibe o cidadão de efetuar o seu registro e acaba por “mascarar” problemas que em algum momento deverão ser enfrentados pelo órgão público
http://www.vitoria.es.gov.br/arquivos/20170703_cartilhaexcelenciaeboas.pdf