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Gabarito E
ETAPAS da gestão de documentos (Produção > Utilização > Destinação)
PRODUÇÃO (=visa a otimizar+racionalizar recursos)
Racionalização de recursos materiais;
Processo avaliação dos documentos (≠classificação);
No ambiente digital, os metadados têm papel fundamental na função criação;
Gestão e elaboração de correspondências (=elaboração de normas para criação de instrumentos oficiais de comunicação ≠normas recuperação e acesso ≠Ação ou atividade de EXpedição, uma vez, que estas ocorrem na utilização);
Diminuição de volume documental, através da simplificação das funções administrativas + métodos de trabalho + das rotinas de documentação;
Criação de informes, diretrizes e normas de produção (≠normas recuperação e acesso a informação);
....
UTILIZAÇÃO / ARMAZENAMENTO (=fluxo documental)
- Atividades de protocolo;
- Acesso à documentação (elaboração de normas/instrumentos (≠normas de produção));
- Recuperação de informações (elaboração de normas);
- Criação do plano ou código de classificação;
- Elaboração de instrumentos de recuperação da informação;
...
DESTINAÇÃO (=Operacionalização)
Eliminação decorrerá da função avaliação, já que está atividade identifica os documentos destituídos de valor primário (=corrente+inermediário) ou secundário (=permanentes) que serão eliminados;
Recolhimento.
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Obrigada pelo comentário caprichado, caro colega Raphael Coutinho!
Mas gostaria de acrescentar apenas uma correção em relação a uma das atividades da etapa de DESTINAÇÃO, mais precisamente sobre a ELIMINAÇÃO:
De acordo com Couture e Rousseau, no livro "Os Fundamentos da Disciplina Arquivística", os documentos com valor secundário NÃO podem ser eliminados, pois todos os documentos possuem valor primário, porém alguns poucos adquirem valor secundário, nos quais precisariam ser conservados permanentemente.
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Muito bem observado Filha da Tormenta. Eliminar documento permanente JAMAIS!!!
Se alguém puder me indicar uma fonte que cite a "Gestão de Correspondências" como parte da fase de produção na gestão de documentos, ficarei grato!
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nunca nem vi GESTÃO DE CORRESPONDÊNCIA
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• 1ª Fase – Produção dos documentos: ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos: – elaboração e gestão de formulários e correspondência; – controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; – utilização de processadores de palavras e textos.
• 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).
• 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).
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Temos três fases em um programa de gestão de documentos. São elas:
- produção (momento da entrada ou criação do documento);
- utilização (uso em fase corrente e intermediária); e
- destinação (eliminação ou guarda permanente após o esgotamento do valor administrativo do documento).
De maneira geral e didática, a gestão de correspondências ocorre quando uma entidade recebe várias correspondências internas ou externas (momento de entrada de documentos). É nesse momento, por exemplo, que a atividade de protocolo realiza uma de suas atribuições, que é a distribuição ou a expedição dessas correspondências.
Logo ocorre na fase de produção.