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As tarefas que compõem a gestão de documentos são: Produção, Tramitação, Uso, Avaliação e Arquivamento (mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação (mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD.
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto desarquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
GAB. "B".
Fonte: Prof. Lincoln Barros (Ponto dos Concursos). Disponível em: <https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos>.
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DAPUTA- destinação, arquivamento, produção, utilização(uso), tramitação e avaliação.
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OPERAÇÕES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: Produção, Tramitação, Uso, Avaliação e Arquivamento;
+PRODUÇÃO;
+TRAMITAÇÃO: Protocolo;
+USO: Políticas de acesso e uso;
+AVALIAÇÃO: Produção da Tabela de temporariedade e é a fase mais complexa;
+ARQUIVAMENTO;
OBS: PUD - PRODUÇÃO; UTILIZAÇÃO (USO E TRAMITAÇÃO) E DESTINAÇÃO (AVALIAÇÃO E ARQUIVAMENTO);
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A gestão de documentos se divide em três fases.
Produção: fase que envolve atividades de preparo dos sistemas, ferramentas, métodos e técnicas para criação ou recebimento dos documentos no ambiente interno da instituição. Ex: estudos de normas, elaboração de manuais, construção do depósito de documentos, aquisição de ferramentas e sistemas, etc.
Utilização: fase que envolve atividades de tratamento dos documentos propriamente dita, ou seja, há o emprego dos documentos para viabilizar as atividades administrativas. Ex: classificação de documentos, empréstimo, consulta, arquivamento, atividades de protocolo, etc.
Destinação: fase que envolve atividades de encerramento dos documentos, ou seja, ações a se tomar com o documento quanto este já cumpriu sua finalidade. Ex: destinação, avaliação, seleção, descarte, recolhimento. etc.
No caso em tela, a questão pede atividades de encerramento, ou seja, providências a serem tomadas quando o documento já cumpriu sua finalidade. Estas atividades estão na fase de destinação da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Letra "B"
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GABARITO: LETRA B
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá- los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
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decidir por eliminar ou arquivar permanentemente é o momento da destinação.
Resposta: B
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PUD
Produção > elaboração
Utilização > protocolo
Destinação > avaliação