Questão mal elaborada: Fonte - Secretária: rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de carreira Por Mazulo Roseli, Liendo Sandra, Editora Senac São Paulo, 2019 e também Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] -Técnicas e Rotinas Secretarias II
Estabeleça uma rotina para servir água, refrigerante, café de tal modo que não prejudique o andamento das conversações. Se não houver nenhuma solicitação, esse serviço se dá somente após 30 minutos de iniciada a reunião. Não interrompa para anunciar visitas, telefonemas, colher assinaturas...
Se você é convocada (o) para secretariar reuniões, entre na sala “equipada”(o), ou seja, tenha reserva de papel e lápis para emergências. Neste caso, nunca emita uma opinião, a não ser que seja chamada (o) expressamente para tanto (mesmo quando você perceber que foi dita uma bobagem “daquele tamanho”), mantenha uma aparência e postura discretas. Sente-se ao lado do seu executivo, porém fora da mesa que está sendo utilizada. Ocupe um lugar na mesa de reuniões somente quando for convidada (o) para tanto.
O enunciado nos pede para avaliar comportamentos que devem ser evitados. Vejamos cada um dos comportamentos:
I. Errado. A afirmação apresenta um comportamento esperado de um assessor. Antes de iniciar uma reunião, o(a) assessor(a) deve assegurar que todos os materiais necessários estão disponíveis para que a reunião seja realizada.
II. Errado. O papel primordial de um assessor é apoiar a atividade do executivo/autoridade, e não agir como se fosse a própria autoridade. Assim, quem deve efetivamente participar da reunião é a autoridade, e não o assessor. Portanto, opiniões não solicitadas não são apropriadas.
III. Certo. Caso não haja solicitação prévia, a orientação proposta por João Medeiros e Sônia Hernandes, autores da obra “Manual da Secretária” que é a principal referência sobre organização de reuniões, é de que a água, refrigerante e café sejam servidos após 30 minutos do horário de início da reunião.
IV. Certo. João Medeiros e Sônia Hernandes orientam que a secretária não se sente ao lado do executivo, salvo seja expressamente convidada a fazê-lo.
V. Errado. Manter uma aparência e postura discreta é um comportamento desejável.
Gab: B