Fonte: Curso Técnico em Secretariado - Escola Estadual de Educação Profissional - EEEP Ensino Médio Integrado à Educação Profissional - Secretaria de Educação do Governo do Estado do Ceará.
A organização de um evento é divido em três etapas: pré-evento, transevento e pós-evento.
Pré-evento: Aqui é onde você vai planejar o evento e organizar conforme o objetivo que deseja alcançar. Essa é a fase mais difícil, pois terá que conciliar o interesse, o formato mais adequado, ter uma ideia atrativa e que agrade todo o seu público alvo. É importante que nesta fase você faça um briefing, que é analisar por completo todas as necessidades, objetivos e expectativas do evento. Após ter feito isso, escolha uma data e local, realize orçamentos e propostas e após ter escolhido a melhor, formalize tudo o que foi acertado com um contrato.
Transevento: Aqui é a hora de colocar as mãos na obra. É a parte prática da organização. É preciso tomar muito cuidado para que tudo saia conforme foi planejado. Crie um cronograma com a descrição das atividades a serem executadas e seus prazos, assim você consegue ter uma noção mais exata do tempo que necessita para organizar tudo com bastante calma. Checklist nesta etapa é indispensável. Aqui você vai listar absolutamente tudo que envolve seu evento. Conforme for resolvendo, vai marcando com um ok. Aqui você também deve colocar quem é responsável pelo o que e quais as funções de cada membro do grupo na organização do evento. Junte o cronograma, o checklist e a lista de membros com as responsabilidades tudo em um mesmo arquivo, assim você tem uma centralização de informações e ganha em agilidade, pois não precisa ficar procurando papéis. Lembre disso secretária (o), devemos ser práticas (os)!
Pós-evento: É a hora de reunir todos os envolvidos no evento para discutir sobre avaliação, prestação de contas, o que houve de errado, se o objetivo do evento foi alcançado.