Gabarito C
O simples ato de produzir documentos não define necessariamente um fundo. O contexto administrativo em que a produção ocorreu, a natureza da função exercida que levou à criação dos documentos e o controle exercido sobre o sistema de arquivamento são outros fatores relevantes. Alguns exemplos esclarecerão essa questão e estabelecerão o contexto, nesta seção, para definir os critérios para identificar um fundo (Terry Cook).
Para ser identificado como produ- tor de um fundo corporativo, seja público ou privado, cinco crité- rios básicos têm sido estabelecidos e enunciados por esses autores para tentar definir a natureza da produção.18
1. Uma identidade jurídica: o produtor deve possuir denominação legal e existência jurídica, promulgada em ato legal datado, lei, portaria, decreto etc.
2. Um mandato oficial: o produtor deverá possuir um mandato cla- ramente definido, estável e consistente, que também deverá estar declarado em documento legal ou regulatório.
3. Uma posição hierárquica definida: a posição do produtor na hie- rarquia administrativa deve ser precisamente estabelecida no documento de criação, e sua relação com outros níveis mais altos na hierarquia deve ser claramente determinada.
4.Um alto grau de autonomia: o produtor deve ter um chefe com significativa autonomia de decisões. O chefe deve ter poderes para conduzir quase todas as atividades específicas da organi- zação sem ter de submetê-las a um superior hierárquico.
5. Um organograma: a organização interna do produtor deve ser, tanto quanto possível, definida e registrada num organograma.