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Fases: Corrente e Intermediária = Valor Primário
Fase: Permanente = Valor Secundário
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Atenção para não confundir valor primário x valor secundário.
Valor primário = Fase Corrente ( 1º idade ) e fase Intermediária ( 2º idade ).
Valor secundário = Fase permanente ( 3º idade ).
1. Arquivo corrente ou de primeira idade – Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Portanto, o critério que define tal fase do documento é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
2. Arquivo intermediário ou de segunda idade - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação (recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação). Eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser transferidos para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o arquivo geral, eles ainda pertencem aos setores produtores.
3. Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário). Vale registrar que os arquivos permanentes são abertos ao publico para pesquisa.
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GAB A
Teoria das 3 idades
1. Arquivo de primeira idade ou corrente.
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário.
3. Arquivo de terceira idade ou permanente.
- Valor Primário (imediato): administrativo, legal, jurídico ou fiscal
- Valor Secundário (mediato): histórico, cultural, probatório ou
informativo.
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( ) Os documentos da terceira idade devem ser preservados e não podem ser eliminados em hipótese alguma, devido ao seu valor secundário.
Se o documento está na terceira idade é em razão de ser permanente. Logo, não pode ser eliminado em hipótese alguma.
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Gabarito: A
( V ) A fase corrente abriga os documentos durante os usos funcional, administrativo e jurídico. A fase corrente possui valor primário, o qual está relacionado a fins administrativos, legais e fiscais
( V ) Os documentos da terceira idade devem ser preservados e não podem ser eliminados em hipótese alguma, devido ao seu valor secundário. Lei 8.159, art. 8º, § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
( V ) Os documentos, que já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor, são possuidores de valores primários. O item refere-se aos documentos do arquivo intermediário.
( F ) A fase intermediária guarda os documentos durante o período de sua tramitação legal. Se o documento está no período de tramitação, ele ainda está sendo consultado frequentemente, assim, está na fase corrente.
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Se não me engano o período de tramitação legal está ligado ao arquivo corrente e os períodos de prescrição e período decorrente do motivo de precaução é relacionado ao arquivo intermediário