A análise documental também pode ser conceituada como "um conjunto de operações intelectuais, visando à descrição e representação dos documentos de uma forma unificada e sistemática para facilitar sua recuperação".
Isto é, o tratamento documental tem por objetivo descrever e representar o conteúdo dos documentos de uma forma distinta da original, visando garantir a recuperação da informação nele contida e possibilitar seu intercâmbio, difusão e uso (IGLESIAS; GÓMEZ, 2004).
Assim, tal técnica é considerada como o "tratamento do conteúdo" de forma a apresentá-lo de maneira diferente da original, facilitando sua consulta e referenciação; quer dizer, tem por objetivo dar forma "conveniente e representar" de outro modo essa informação, por intermédio de procedimentos de "transformação" (BARDIN, 1997)
BARDIN, c1977, p. 45 -46
“O que é a análise documental? Podemos defini -la como ‘uma operação ou um conjunto de operações visando representar o conteúdo de um documento sob uma forma diferente da original, a fim de facilitar num estado ulterior, a sua consulta e referenciação. Enquanto tratamento da informação contida nos documentos acumulados, a análise documental tem por objetivo dar forma conveniente e representar de outro modo essa informação, por intermédio de procedimentos de transformação. O propósito a atingir é o armazenamento sob uma forma variável e a facilitação do acesso ao observador, de tal forma que este obtenha o máximo de informação (aspecto quantitativo), com o máximo de pertinência (aspecto qualitativo). A análise documental é, portanto, uma fase preliminar da constituição de um serviço de documentação ou de um banco de dados [...] A documentação trabalha com documentos; a análise de conteúdo com mensagens (comunicação). “