Uma mala direta é usada para criar cartas modelo, etiquetas, envelopes, diretórios e distribuições de fax e mensagens de e-mail em massa de endereçamento. Há três documentos envolvidos no processo de mala direta: documento principal, a fonte de dados e o documento mesclado. Para concluir o processo de mala direta básica, você deve fazer o seguinte:
Abra ou crie um documento principal:
Documento principal: em uma operação de mala direta no Word, este é o documento que contém o texto e elementos gráficos que são os mesmos para cada versão do documento mesclado, como o endereço do remetente ou a saudação em uma carta modelo.
Abra ou crie uma fonte de dados com informações do destinatário individual:
Fonte de dados (lista de endereçamento): Este é o arquivo que contém as informações a serem mescladas em um documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que você deseja usar em uma mala direta. Você deve se conectar à fonte de dados antes de usar as informações nele para o processo de mala direta.
Adicionar ou personalizar os campos de mesclagem no documento principal:
Campo de mesclagem: Este é um espaço reservado inserido no documento principal. Por exemplo, insira o campo de mesclagem para que o Word insira um nome de cidade, como "Paris", armazenado na Cidade de
Campo de dados Cidade .
Mescle dados da fonte de dados no documento principal para criar um documento novo, mesclado.
Documento mesclado: Este é o documento resultante que é exibido ao mesclar o documento principal de mala direta com sua lista de endereços. O documento resultante pode ser o resultado impresso ou um novo documento do Word que contém os resultados da mesclagem.