"... o diagnóstico da instituição deve seguir cinco procedimentos, o primeiro seria o tempo histórico de existência, que seria analisar a evolução da instituição em relação à estrutura, o segundo ponto seria dizer as cidades dos acervos acumuladores, que seria as informações que totalizam a quantidade do acervo e seus formatos, o terceiro ponto fala da variação e abrangência das atividades presentes e atividades passadas, ou seja, identificar e descrever as atividades da instituição, o quarto ponto têm função de identificar o número de pessoas vinculadas e as características estruturais e verticais, internas ou externas, assim identificando as pessoas e caros responsáveis pelas atividades na estrutura organizacional, na forma de criar representações gráficas da organização e de sua hierarquia decisória, e por último ponto temos o uso das tecnologias variadas, ou seja, o tipo de tecnologia disponível se tem redes de computadores, se tem aparelhos que realizam digitalização ou microfilmagem dos documentos importantes e neste ponto faz-se uma análise para saber se a instituição usa de modo geral."
Fonte: http://dspace.bc.uepb.edu.br/jspui/bitstream/123456789/2797/1/PDF%20-%20Denny%20Pablo%20Magno%20Silva.pdf