a) Fixidez
A transmissão de uma informação do documento está vinculada ao conteúdo em si, mas, também, à sua disposição (apresentação) formal. Essa ideia de forma fixa (mesma aparência ou apresentação) e conteúdo estável (informação e dados do documento permanecem imutáveis) (INTERPARES PROJECT, 2010b, p.6) era uma premissa quase sempre ignorada no passado, porque o texto impresso no documento tradicional não tem sua visualização ou informações Vanderlei Batista dos Santos Ci. Inf., Brasília, DF, v. 41 n. 1, p.114-126, jan./abr., 2012 117 alteradas senão por meio de uma ação falsificadora. No mundo digital o documento tende a não apresentar fixidez. É, portanto, necessário agir no sentido de garantir que os documentos arquivísticos institucionais apresentem esta característica.
c) Organicidade
Corresponde ao conjunto de relações que um documento possui com os demais documentos vinculados a uma mesma atividade e, também, em nível macro, com o fundo ao qual faz parte. É essa característica que justifica o fato de o documento arquivístico precisar ser contextualizado a partir de seus vínculos com os demais documentos antes de qualquer análise sobre sua guarda e ao seu significado para a instituição. Essa característica é uma das principais diferenças entre os documentos arquivísticos e outros registros informacionais.
d) Naturalidade
Os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas produzidos e recebidos em um processo natural vinculado aos interesses da instituição e à conformidade legal de seus atos, e são assim acumulados. É enfaticamente aconselhada a utilização de modelos de descrição arquivística, como a General International Standard Archival Description - ISAD(G), do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) e a Norma Brasileira de Descrição Arquivística – Nobrade, do Conarq, visto que seu objetivo é “identificar e explicar contexto e conteúdo dos materiais arquivísticos no sentido de promover sua acessibilidade” (ICA-ATOM, 2013).
d) Unicidade
O documento arquivístico é único em sua função e na relação orgânica com os demais documentos da ação na qual está envolvido. Mesmo que possua várias vias ou cópias, se cada uma exerce uma função única vinculada à sua produção e uso pela instituição e ao seu vínculo com outros documentos relativos a uma mesma atividade, está respeitada a unicidade. Não significa que não existem cópias, mas que se cada uma tem uma finalidade, elas são únicas. A unicidade é uma característica decorrente da organicidade