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GAB A
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
PATUA = PRODUÇÃO = AVALIAÇÃO = TRAMITAÇÃO - USO -E ARQUIVAMENTO!
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente. Repetição até a exautão, rs
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GABARITO: LETRA A
Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
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A) Correta
B) A Utilização de Documentos é uma fase que inclui atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamentos de documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas da instituição.
C) A Avaliação e Destinação de Documento é possivelmente uma das fases mais complexas no processo de gestão documental. É uma fase que se desenvolve mediante análise e avaliação dos documentos produzidos e/ou recebidos pelas instituições e acumulados nos seus arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando-se apenas quais deles serão objetos de arquivamento permanente. (Determina também quais documentos serão eliminados)
D) A Avaliação é medida a partir da aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo que estabelece, exclusivamente, os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos pela instituição no âmbito de suas funções e atividades. (Os arquivos recebidos também são avaliados e têm sua destinação definida pela Tabela de Temporalidade)
E) A Gestão de Documentos assume nas instituições um papel menos relevante do que a gestão de materiais e de recursos humanos. (Não existe essa comparação)
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PUD
Produção: elaboração, padronização, implementação de sistema de organização da informação e aplicação de novas tecnologias.
Utilização: protocolo
Destinação/ Avaliação : prazo de guarda ou eliminação.
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Gabarito: Letra A
De acordo com o Art. 3° da Lei 8.159/91:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão de documentos, na bibliografia arquivística, passa por três fases ou etapas:
- Produção
- Utilização (também é citada como utilização e conservação)
- Destinação (também é citada como avaliação e destinação)
A Produção de Documentos está relacionada à criação de documentos.
De acordo com Marilena Leite Paes, estão vinculadas a esta fase, dentre outras, as seguintes atividades:
- Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição
- Criar apenas documentos essenciais à administração
- Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulário
Portanto, alternativa A correta.
FONTE: PROF. DIEGO DOPIATE-TECCONCURSOS