O protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Nesse setor são desenvolvidas as atividades de recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
A questão foi baseada no Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado Federal.
a) O número de protocolo é um elemento identificador que facultará o acesso às informações de movimentação do documento. Certa.
b) Para documentos físicos, as informações apresentadas pela alternativa visam dirimir possíveis intervenções indesejáveis no ciclo de produção das informações. Certa.
c) Segundo o Manual do Senado, o procedimento é "Tramitar eletronicamente no SIGAD e encaminhar fisicamente o processo
autuado e registrado para a unidade solicitante ou para outra que lhe for demandado por meio do sistema." Portanto, o processo físico e eletrônico deve ser encaminhado e não somente o eletrônico, como afirma a alternativa. Errada.
d) A conferência do registro e da numeração se dá para evitar possíveis erros. Certa.
e) Essa é a segunda ação que se faz após a recepção do documento. Certa.
Referência:
"A autuação, também chamada formação de processo, é uma atividade
exclusiva do Serviço de Protocolo Administrativo e deve obedecer à seguinte rotina:
a) Receber o documento tramitado no SIGAD;
b) Ler o documento a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva;
c) Proceder à autuação, no SIGAD;
d) Imprimir a Folha de Rosto do processo gerada pelo SIGAD, utilizar a opção de
impressão em frente e verso;
e) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes plásticos,
obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os
mais antigos serão os primeiros do conjunto;
f) Numerar as folhas, utilizando o respectivo carimbo (Nome da Unidade do
Senado Federal, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o
processo);
g) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;
h) Conferir o registro e a numeração das folhas;
i) Inserir marcação de “CONFERIDO" após a última folha do processo autuado
utilizando o respectivo carimbo;
j) Tramitar eletronicamente no SIGAD e encaminhar fisicamente o processo
autuado e registrado para a unidade solicitante ou para outra que lhe for
demandado por meio do sistema."
Fonte: Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Gestão da
Informação e Documentação. Coordenação de Arquivo. Manual de normas e
procedimentos de protocolo administrativo / Senado Federal, Secretaria de
Gestão da Informação e Documentação, Coordenação de Arquivo. – 2. ed. –
Brasília : Senado Federal, 2013.
Gabarito do Professor: Letra C.