O governo, nos últimos anos, tem transferido para a fonte pagadora (o tomador do serviço, seu cliente) a responsabilidade sobre a obrigação tributária das empresas através da retenção de diversos tributos, tais como: IRRF, COFINS, PIS/PASEP, CSLL, INSS e ISS, porque desta forma melhora o controle e acelera a arrecadação dos impostos.
A substituição tributária é instrumento importante no combate à sonegação fiscal, razão pela qual a tendência é a concentração das obrigações fiscais, visando maior recolhimento dos tributos.
Na emissão de uma nota fiscal, pode ser necessário especificar a retenção de impostos na fonte. Isto vai depender das características ou exigências da fonte pagadora (tomador do serviço).
A retenção especificada no momento da emissão da nota fiscal é deduzida do seu valor bruto. O valor que resta, após deduzidas as retenções, é o valor líquido a ser recebido pelo serviço.
A parcela de impostos que não for retida na fonte deverá ser paga pelo prestador do serviço.
Para entender os cálculos de retenção, vamos simular um cenário fictício:
A Empresa X prestou um serviço para a empresa Y no valor de R$10.000,00. A lei determina que um valor superior a R$5.000,00 deve sofrer retenção na fonte do PIS, COFINS, CSLL e IRPJ. Neste caso, o cálculo dos impostos e retenções ficaria:
PIS:
Alíquota total: 0,65%
Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento do PIS passa integralmente para o tomador (Empresa Y).
O valor da retenção do PIS fica então em R$65,00 (que a empresa Y deverá pagar).
COFINS:
Alíquota total: 3%
Quando retido na fonte, a responsabilidade sobre o pagamento do PIS passa integralmente para o tomador (Empresa Y).
O valor da retenção do COFINS fica então em R$300,00 (que a empresa Y deverá pagar).
CSLL:
Alíquota total: 2,8%
Com a retenção, o CSLL fica 1% para o tomador (Empresa Y), e 1,8% para o prestador do serviço (Empresa X).
O valor da retenção do CSLL fica então em R$100,00 (que a empresa Y deverá pagar), restando R$180,00 a serem pagos pela empresa X na data de vencimento do CSLL.
IRPJ:
Alíquota total: 4,8%
Com a retenção, o IRPJ fica 1,5% para o tomador (Empresa Y), e 3,3% para o prestador do serviço (Empresa X).
O valor da retenção do IRPJ fica então em R$150,00 (que a empresa Y deverá pagar), restando R$330,00 a serem pagos pela empresa X na data de vencimento do IRPJ.
O total retido neste cenário foi R$65 + R$300 + R$100 + R$150, totalizando uma retenção de R$615,00.
Isto significa que a empresa Y pagará à empresa X o valor de R$10.000,00 menos o valor da retenção, o que totaliza um montante líquido de R$9385,00. A empresa Y estabeleceu então, com esta retenção, o compromisso de realizar o pagamento dos R$615,00 retidos, ficando à empresa X a responsabilidade de pagar os tributos que não foram retidos que, neste caso, ficou R$180 do CSLL + R$330 do IRPJ.
https://suporte.agilize.com.br/hc/pt-br/articles/204799855-Reten%C3%A7%C3%A3o-na-fonte-Como-funciona-