Documentos de referência são documentos não-orgânicos utilizados no desenvolvimento das atividades dos setores a fim de apoiá-las e subsidiá-las. Podemos tomar como exemplo o Diário Oficial da União. Ora, se não estivermos falando da Imprensa Nacional, um D.O.U em qualquer órgão/instituição é um documento de referência porque ele não é um registro documental feito para garantir que tal atividade seja feita e sim serviu, de alguma forma, para ajudar/subsidiar nessa atividade. É um documento não-orgânico, ou seja, não foi concebido no desenvolvimento das atividades.
Quando a questão fala que documentos de referência devem ser organizados por assunto ou classificados por assunto está correto. Imagina classificar um D.O.U, uma notícia de jornal, uma revista, ou quaisquer outros materiais de referência (como Schellenberg denomina) por ordem alfabética! Ia virar um caos. Então, já que eles são utilizados porque contém um assunto importante para as atividades, nada mais certo do que organizá-los e classificá-los pelo assunto. É importante lembrar que esses documentos não são arquivísticos.
Reparem que em nenhum momento eu usei o termo "documentos de informação" que a questão também aborda e sim o termo "documentos de referência" ou materiais de referência. Eu não usei por dois motivos: 1) eu nunca vi (pode ser que exista ou pode ser que eu tenha visto e não prestei atenção) esse termo "documento de informação" sendo usado como documento não-orgânico. 2) Achei que "documentos de informação" pode ser confundido com os documentos de valor secundário informativo lá dos arquivos permanentes, entendem? Lembra que os documentos de valor secundário podem ser históricos/culturais, probatórios e informativos? Então, preferi não comentar porque conheço esse termo em outros contextos e não quero arriscar a falar besteira.
De toda forma, se falei besteira, podem me corrigir. :)
Espero ter ajudado.
Shellenberg:
Classificação por assunto:
"Conquanto os documentos públicos, geralmente, devam ser agrupados segundo a organização e função, far-se-á exceção a essa regra para certos tipos de documentos, tais como os que não provêm da ação governamental positiva ou não estão a ela vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de referências e informações.
[...]
Na classificação de tais documentos, os cabeçalhos de assunto devem ser tirados da análise do assunto dos documentos."
Fonte: Livro Arquivos Modernos (ed 6, pág 93)