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Gestão de documentos é o nome que recebe o conjunto de processos adotados por uma empresa para garantir a produção, o arquivamento e o uso correto de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o manuseio desses papéis no dia a dia, tornando a busca por informações mais prática, organizada e segura.
Na prática, a gestão de documentos deve ser conduzida de acordo com a realidade de cada organização. Por exemplo, aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos podem precisar automatizar a guarda de seus documentos. Por outro lado, empresas menores podem ser bem atendidas apenas com uma gestão manual.
https://www.eboxdigital.com.br/blog/o-que-e-gestao-de-documentos/
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GABARITO: CERTO
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
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O programa de gestão de documentos desenvolve atividades nas etapas de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos, nas fases corrente e intermediária.
A preservação da informação arquivística geralmente é uma ação específica dos arquivos permanentes, que são os espaços que armazenam somente os documentos que já cumpriram as funções pelas quais foram criados, mas que adquiriram um outro valor para a instituição: o valor secundário, por suas características culturais, históricas, probatórias e informativas.
Nesse sentido, o programa de gestão documental não englobaria a ação massiva de preservação da informação arquivística, o que tornaria a questão incorreta. Entretanto, apesar da preservação não ser uma atividade com um peso tão forte nos arquivos correntes e intermediários, que são as fases atingidas pela gestão de documentos, é claro que ações de preservação são aplicadas. Se não fossem, os suportes documentais provavelmente nem chegariam a ser recolhidos pelos arquivos permanentes, devido ao precário estado de preservação.
Gabarito do professor: certa
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GAB.: CERTO
Fases da Gestão de Documentos:
1 (CRIAÇÃO/PRODUÇÃO)
2 (UTILIZAÇÃO/TRAMITAÇÃO)
3 (AVALIAÇÃO/ARQUIVAMENTO)
Essas fases são de maneira ampla onde dentro delas que fica separado a teoria dos valores e o ciclo das três idades e como faz parte de um ponto amplo a preservação está presente dentro da Gestão de documentos, onde começa na corrente e vai até o intermediário.
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A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).
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A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).
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A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente).
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Gestão de Documentos: Produção > Tramitação > Arquivamento
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Esse é aquele tipo de questão que a gente deixa em branco, porque a CESPE pode escolher o gabarito kk
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Fases da gestão de documentos
Produção (criação)
Utilização (tramitação)
Destinação (avaliação/arquivamento)
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"Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, recebimento, avaliação, classificação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para Guarda Permanente. (Art. 3° Lei Federal n°8.159)"
O arquivo permanente reúne os arquivos que não possuem mais valor administrativo, porém possuem valor secundário, ou seja, valor histórico para fins de pesquisas e transparência da informação.
A partir da parte sublinhada é possível identificar que a gestão de documentos engloba a preservação da informação arquivística governamental.
GABARITO: CERTO
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Jardim fala um pouco sobre isso em "O conceito e a prática de gestão de documentos":
A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:
- ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;
- ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente;
- ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;
- ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
- ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a Unesco.
Fonte: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf (pág 2)