CERTO
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
Por que realizar organização de arquivos físicos?
Nada pior do que chegar pela manhã no escritório e encarar uma mesa cheia de documentos empilhados. Ou, ainda, precisar consultar um documento com urgência e perder horas procurando por documentos que não estão onde deveriam.
Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.
A gestão de arquivos físicos é algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade no negócio.
Fonte: arquivar. com.br
A organização do acervo, no sentido mais literal e simples do termo, pode ser entendida como a aplicação de métodos de arquivamento que foram escolhidos para aquele conjunto documental visando o melhor acesso, com máxima eficiência.
Quando há uma deficiência na técnica escolhida, também teremos uma deficiência no acesso, com menor eficiência.
Exemplo: aplicar o método de arquivamento alfabético em 10.000 pastas funcionais. Provavelmente esse não é o melhor método, já que 10.000 nomes em ordem alfabética vão gerar centenas de nomes lado a lado com as mesmas iniciais, não facilitando em nada o acesso e a eficiência na identificação do documento.
Nesse sentido, se a técnica é deficiente, certamente afetará o tempo de localização do documento.
Gabarito do Professor: certa