Organização dos arquivos -> QUATRO FASES:
· levantamento de dados;
· análise dos dados coletados;
· planejamento; e
· implantação/acompanhamento.
Levantamento de dados ->
- conhecer a instituição e seus objetivos e funcionamento, para traçar um diagnóstico da organização, exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas etc., analisar os gêneros dos documentos, as espécies, os modelos e formulários..., além dos dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo.
Análise dos dados ->
- analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico, formular e porpor as alterações e medidas mais indicadas.
O DIAGNÓSTICO IDENTIFICA EVENTUAIS FALHAS OU LACUNAS NO ARQUIVO DA INSTITUIÇÃO QUE IMPEDEM O SEU EFICIENTE FUNCIONAMENTO.
GAB CERTO.
O diagnóstico é um procedimento arquivístico que visa conhecer o acervo da organização através do levantamento de informações como a quantidade de documentos, estado de conservação, formatos, formas, tipos documentais, condições de conservação e armazenamento, estrutura física predial, histórico institucional, e todas as outras informações que ajudem a compreender o conjunto documental constituído.
As informações coletadas vão constituir um documento final, mas o seu processamento deve ser feito em mecanismos que facilitem essa ação, como formulários pré-definidos e bases de dados informatizados. Dessa forma, a compilação das informações é facilitada, e os riscos de erro diminuem.
Gabarito do Professor: certa