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A criação/produção documental contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção de documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, padrão, formato e trâmite.
Esses procedimentos são fundamentais na produção de documentos arquivísticos digitais para que eles possam ser considerados autênticos e íntegros no cumprimento de sua função.
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CERTO
Essa padronização é feita para que se evite o aumento expressivo das massas documentais ou até mesmo a produção de documentos ''sem sentido'' ou fora do contexto das atividades da Organização.
Segundo Vallentini, em APC, 4Ed. (fiz grifos):
''Criação/Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais.''
Bons estudos!
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PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS - elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
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Importante saber que criação e produção de documentos são termos sinônimos.
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A questão pede que se analise em qual momento é feita a análise da padronização de documentos.
Uma das funções dos arquivistas é a participação na produção dos documentos. Perguntas como: "é realmente necessário criar esse documento? Já não há um documento que cumpra essa função? Essa estrutura é a mais adequada?" devem ser feitas antes da criação dos documentos de modo a proporcionar a padronização, a estruturação adequada e a racionalização da produção documental.
Nesse sentido, essa atividade é desenvolvida na função de criação, como afirma a questão.
Gabarito do professor: certa
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Fases da Gestão de Documentos
1ª. PRODUÇÃO/CRIAÇÃO
2ª. UTILIZAÇÃO/CONSERVAÇÃO
3ª. AVALIAÇÃO/DESTINAÇÃO
->> PRODUÇÃO/CRIAÇÃO
* Evita duplicação/Emissão de vias desnecessárias
* Consolidação e Atualização de Atos Normativos
* Criação de MODELOS/FORMULÁRIOS de Documentos.
Gabarito: CERTO
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Gab. Certo
1° Fase
Produção = Criação
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Eu pensei que fosse na fase de UTILIZAÇÃO que as normas, subentendida a padronização, fossem estabelecidas.
Ainda estou confusa quanto a isso....
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Como se já não bastassem os milhares de termos para estudar, ainda temos que entender que a banca chama PRODUÇÃO de CRIAÇÃO. Ainda não tinha visto autores ou questões que trazem esse termo CRIAÇÃO.
Aff
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Olha a importância de se fazer muitas questões... a banca já cobrou isso outras vezes:
Q131885 - Correios 2011
A elaboração padronizada de tipos/séries documentais, a implantação de sistemas de organização da informação e a aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos são atividades da fase de produção de documentos. (gab: certo)
Q547682 - FUB 2015
A padronização de documentos é atividade da função arquivística no domínio da criação. (gab: certo)
Q769895 - SEDF 2017
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função avaliação de documentos. (gab: errado)
Também dá pra perceber que criação e produção são sinônimos para a banca.
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GAB.: CORRETO
Não vi comentários falando desse assunto de maneira ampla, o conteúdo cobrado refere-se:
Fases da Gestão de Documentos
São 3 em maneira ampla: PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO
produção (CRIAÇÃO/PRODUÇÃO)
*Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais
*Refere-se à elaboração (CRIAÇÃO/PRODUÇÃO) padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
*O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização).
*Criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos.
utilização (UTILIZAÇÃO/TRAMITAÇÃO)
*esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos
*Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
destinação (AVALIAÇÃO/ARQUIVAMENTO)
*determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária
*A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
*determina quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem *perdido valor de prova e de informação para a instituição.
*há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente.
QUESTÃO:
A elaboração de padrões de documentos é uma atividade compreendida na função criação.
Sim é na fase de produção onde os arquivos são elaborados de forma que seja eficiente e útil, onde são feitas perguntas como: "é realmente necessário criar esse documento?", "Já não há um documento que cumpra essa função?", "Essa estrutura é a mais adequada?".
Questões relativas a esse assunto:
(CESPE/TELEBRAS/2015)
A fase de produção do programa de gestão de documentos inclui a eliminaçao dos documentos de arquivo.
ERRADO
(CESPE/MPOG/2015)
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das isntituições, inserem-se na fase de produção.
ERRADO
(CESPE/MPOG/2015)
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de destinação.
CERTO
(CESPE/FUB/2015)
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e eliminação.
ERRADO
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PUD = Produção/Criação - Utilização( Protocolo ) - Destinação( Pré Avaliação/ Tabela de Temporalidade)
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CORRETO!
A criação de padrões visa a racionalização!