Tirado da aula do prof. Elvis Miranda, do Gran:
Uma vez recebida a correspondência, o Setor de Protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema. Esse cadastro dos dados é chamado de registro. Esse registro (cadastro) é que vai permitir a localização dos documentos, quando necessária, uma vez que os dados básicos que o usuário informará para a busca dos documentos foram cadastrados em um sistema de controle e de busca. Um documento registrado passa a existir formalmente na instituição e é controlado.
Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isso implica a abertura dos envelopes que chegam lacrados. O Setor de Protocolo pode, portanto, abrir a correspondência e identificar os dados dos documentos para efetuar o registro. Isto não ocorre, entretanto, com documentos particulares e sigilosos, que não podem ser abertos pelo setor. Para esses documentos é feito simplesmente o controle de recebimento e, em seguida, eles são entregues aos usuários (não utilizamos o termo registro para essas duas etapas).