-
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
-
Codificação
Considerando que a empresa trabalha com plano de classificação e que cada assunto possui um código, o arquivo codifica os documentos de acordo com os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
“Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores”.
Cada empresa cria seu plano de classificação de acordo com suas necessidades. Os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição.
A classificação de documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades desenvolvida pela instituição.
O diagnóstico da situação arquivística precede a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade.
è Cada documento que chega à empresa tem seu assunto identificado e recebe um código. Normalmente, após identificação e numeração, também é gerado um protocolo. A codificação é feita no protocolo, na fase corrente
èA elaboração do plano ou do código de classificação dos documentos de arquivo exige conhecimento da relação entre unidades, da organização e do funcionamento dos órgãos da instituição.
è Nas bibliotecas, o código é padronizado internacionalmente. Nos arquivos, cada instituição criará o seu Plano de Classificação, de acordo com sua estrutura e suas atividades.
-
achei que estivesse errado na parte que fala mais importante que guardar é recuperar. vida que segue
-
Gab: Certo. Não gostei da redação dessa questão.
Mas entendi que recuperar os documentos, aqui, tem o sentido de poder encontrá-los futuramente.
Então o que a questão quis dizer é que é mais importante conseguir ter acesso aos documentos (recuperá-los) quando necessário, do que simplesmente guardá-los (arquivar).
-
CERTO
PROTOCOLO (corrente)
• Recebimento - Guarda temporária - tem valor administrativo / Guarda eventual - não tem valor administrativo;
• Registro - cadastro de dados como: origem, espécie, assunto, interessado etc. Esses dados são chamados de METADADOS (são dados sobre os documentos que ajudam na sua identificação e organização);
• Autuação - o documento se tornará um PROCESSO;
• Classificação - organizar os documentos de acordo com a sua ÁREA ou ASSUNTO, ou seja, agrupamento dos documentos em unidades de classificação relacionadas à mesma função, COM FINALIDADE de Agilizar na recuperação dos documentos e das informações;
• Expedição (externo) / distribuição (interno) - entrega do documento ao setor/órgão/instituição responsável;
• Controle/movimentação - forma de controlar e acompanhar a tramitação dos documentos (NÃO FAZ PARTE DAS ATIVIDADES DE PROTOCOLO);
-
A guarda do documento só existe por causa da recuperação.
O processo de guarda de um documento é feita com a intenção de uma eventual recuperação, se o documento nunca mais fosse usado não faria sentido guarda-lo.
-
Gab. C
"a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. Mais importante, pois, do que guardar (arquivar) é achar, rapidamente (recuperar informações), no momento desejado."
Fonte: Marilena PAES. Arquivo, Teoria e Prática.
-
Com essa redação, não procede.
-
Quem também entendeu recuperar como se fosse restaurar?Ai, ai, Quadrix, eu amo você, garota.