Descrição:
Descrição é o processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-se ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia).
O Instrumento de descrição arquivística estabelecido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) é exclusivo do arquivo permanente. A descrição contendo a forma como os documentos foram arranjados.
A preparação de catálogos, guias e inventários é atividade de descrição, instrumentos de pesquisa.
Fases da gestão de documentos:
*Produção: na etapa de produção, devem ser efetivados esforços para evitar a criação de documentos que não sejam realmente necessários para a instituição, além da duplicação desnecessária de documentos, deve-se buscar a criação de formulários que facilitem a geração de documentos dentro de uma padronização pré-estabelecida e ainda deve-se buscar a implementação de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de criação de documentos.
*Ordenação: Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método/ uma determinada ordem.
*Descrição: processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-se ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia). O Instrumento de descrição arquivística estabelecido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) é exclusivo do arquivo permanente. A descrição contendo a forma como os documentos foram arranjados. A preparação de catálogos, guias e inventários é atividade de descrição, instrumentos de pesquisa.
*Utilização: envolve as atividades de controle da tramitação de documentos (protocolo), bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo ou consulta), além da definição das formas de organização e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.
*Destinação: compreende a definição do destino a ser dado a cada documento após o cumprimento do seu prazo de guarda. Esta definição é realizada através de uma avaliação, conforme destacado em item anterior.
Obs.: Tinha nas minhas anotações só as fases em preto e daí com essa questão achei que as fases de ordenação e descrição se encaixariam nessa parte do conteúdo. Se estiver errado, por favor avisar por mensagem :)