A gestão de documentos, segundo o art. 3º Lei nº 8.159/91, é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
Dica: para lembrar de todas as fases do programa de gestão de documentos, pense no mnemônico PUTAA (Produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos).
a) Esse é exatamente o conceito trazido pela Lei nº 8.159/91. Certa.
b) A indexação não é uma das fases que compõem a gestão de documentos. Lembre-se que não há nenhum "i" no mnemônico. Errada.
c) não é um conceito relacionado à gestão de documentos. Errada.
d) a gestão de documentos visa a racionalização da produção de documentos e não a produção desenfreada. Errada.
e) As atividades de protocolo realmente fazem parte do processo de gestão de documentos, mas desenvolve-se na fase corrente, não na permanente, como afirma a questão. Errada.
Gabarito do Professor: A
Gab A
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: PATUA - Produção, Avaliação,Tramitação, Uso e Arquivamento
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam = PUD - Produção, Utilização e Destinação.
Assim, o PATUA está dentro do PUD.
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
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