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a gestão engloba todas as fases, inclusive a destinação
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Produção
Utilização
Avaliação/Destinação
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CERTO
GESTÃO DE DOCUMENTOS (PAUTA)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, avaliação, uso, tramitação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos está ligada a palavra CLASSIFICAÇÃO.
o Produção;
o Tramitação: é o curso do documento desde a sua criação ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa;
o Uso: políticas de acesso e uso;
o Avaliação: produção da tabela de temporariedade e é a fase mais complexa;
o Arquivamento;
Benefícios da gestão documental:
o Redução de custos operacionais;
o Economia de espaços físicos destinados ao arquivamento;
o Segurança e confidencialidade;
o Maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados.
Três fases básicas:
o a produção - elaboração de documentos;
o a utilização - uso e a tramitação;
o a avaliação e destinação - prazo de guarda;
Erros na Gestão de Documentos:
o Falta de padronização por tipo e data.
o Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos.
o Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais
Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
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Ue, o gabarito está como errado...
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Gab. E
A gestão de documentos não se confunde com sua fase AVALIAÇÃO.
Segue a ilustração dada pelo CONARQ, "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos"
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade
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Pra mim o erro está na definição de gestão de documentos. O certo seria avaliação. A questão é meio confusa mesmo, pois a própria gestão de documentos engloba a avaliação. Só que a gente não tem pra onde fugir, já que a definição está no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística:
Avaliação
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Ou seja, corrigindo a questão:
A avaliação é o processo de análise da documentação de arquivos, visando ao estabelecimento de sua destinação.
Fonte: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf (pág 41)
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
Criação ou Produção
Utilização
Destinação/Análise/Avaliação
Qual erro dessa questão ????????
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GESTÃO DE DOCUMENTOS = FASE CORRENTE E INTERMEDIÁRIA.
Lei nº 8.159/91 diz que:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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GABARITO:ERRADO
Gestão de documentos= corrente e intermediária.
O arquivo não faz parte da gestão de documentos.
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Segundo o Art. 3º da Lei nº 8.159/91,
"Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
A questão afirma que a gestão de documentos visa o estabelecimento da destinação de documentos. De fato, assim como apresentado na definição da legislação, a gestão de documentos visa a eliminação final ou o recolhimento. Entretanto, diversas outras fases são realizadas, e fazem parte do conceito de gestão documental, quais sejam: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Além disso, a destinação é um dos produtos da fase de avaliação, não fazendo sentido restringir o conceito de gestão de documentos somente à destinação, sendo que a destinação está hierarquicamente abaixo da avaliação, o que torna a assertiva incorreta.
Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: Portal do Planalto. Acesso em: 12 de setembro de 2021.
Gabarito do Professor: ERRADO.