Questão 321445

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: STM
• Ano: 2011
• Provas: CESPE - 2011 - STM - Analista Judiciário - Arquivologia - Específicos
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os
itens subsequentes.

A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• O descarte de documentos e informações é feito na fase de destinação de documentos e não na de utilização, como foi citado.
• A 2ª fase da gestão documental - UTILIZAÇÃO - refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite. (NÃO PODE DESCARTÁ-LOS).  Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
   
  
  3ª fase da Gestão documental - DESTINAÇÃO - Envolve atividades de análise, seleção, fixação de prazos de guarda documental, ou seja, IMPLICA DECIDIR QUAIS OS DOCUMENTOS A SEREM ELIMINADOS(DESCARTADOS) E QUAIS SERÃO PRESERVADOS PERMANENTEMENTE.
  
  A questão estava certa até dizer que descarte é na fase de utilização(2ª fase).
• Destinação:
  Análise e avaliação dos documentos (valor)
  Definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados
• A gestão de documentos é dividida em três fases, quais sejam: Produção, Utilização e Destinação
  1) Produção: a qual devemos sempre pensar no sentido de acumulação; 
  
  2) Utilização, que corresponderia ao fluxo documental nas organizações, ou seja, a vida útil do documento durante o ciclo de vida; 
  
  3) Avaliação e destinação, sendo que a primeira (avaliação) estipula, baseada no assunto dos documentos, os prazos de retenção dos documentos nas fases corrente e intermediária, possibilitando a ocorrência da segunda (a destinação), que poderá se concretizar com a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
  Conclui-se: O arquivamento e o descarte não correspondem a fase de utilização, mas sim a terceira fase da Gestão de documentos que é a Destinação.
  Fonte: Professor Antonio Victor - Eu vou passar
• O descarte é realizado na 3ª fase : Avaliação e a Utilização ertence a 2ª Fase.
  
  Abraços

• ETAPAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS REGRA:

   

  PRODUÇÃO:

  >MODELO DE DOCUMENTOS E FORMULÁRIOS

  >RACIONALIZAÇÃO DA PRODUÇÃO

   

  UTILIZAÇÃO:

  >PROTOCOLO

  >ARQUIVAMENTO, ORGANIZAÇÃO, RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

  >ELABORAÇÃO DAS NORMAS DE ACESSO

   

  DESTINAÇÃO:

  >ANÁLISE/ AVALIAÇÃO

  >SELEÇÃO

  >FIXAÇÃO DE PRAZOS DE GUARDA

  >ELIMINAÇÃO

• Gabarito: ERRADO.

   

  Existem dois erros:

  - As atividades mencionadas (controle, organização e acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1ª e 2ª idades);

  - O outro erro é a menção ao descarte de documentos. A eliminação ou descarte faz parte da última fase da gestão de documentos (a destinação).
   

  Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.