São os seguintes os critérios formulados por Duchein (1986,
p. 20) para a definição do organismo produtor de fundos de arquivos:
--- > para produzir um fundo de arquivos, no sentido
atribuído ao termo pela Arquivística (isto é, um conjunto indivisível de arquivos),
um organismo, seja público ou privado, deve
assumir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato (lei,
decreto, resolução etc.) preciso e datado; (alternativa B)
--- > deve possuir
atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor
legal ou regulamentar; (alternativa C)
--- > sua posição
na hierarquia administrativa deve estar definida com exatidão pelo ato
que lhe deu origem; em especial, sua subordinação a outro organismo de posição
hierárquica mais elevada deve estar claramente estabelecida;
--- > deve ter um
chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório correspondente a seu nível
hierárquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua competência sem
precisar submetê-los, automaticamente, à decisão de uma autoridade superior.
Isto não significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de decisão em
relação a todos os assuntos; certos assuntos importantes podem ser
submetidos à decisão do escalão superior da hierarquia administrativa.
Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que seja próprio, um
organismo deve gozar de poder decisório, pelo menos, no que disser respeito a
determinados assuntos; (alternativa
D)
--- > sua
organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e fixada
num organograma.
--- > Ainda, segundo Duchein (1986, p. 21), a aplicação
desses critérios acarreta a consequências de que as divisões ou seções internas
de um organismo não correspondem às condições requeridas para produzir um fundo
de arquivos. (alternativa A)
--- > IMPORTANTE: não há menção, nem consenso entre os
autores, de que o orçamento próprio seja um dos critérios para a identificação
de fundo de arquivos. (alternativa E)
Segundo Renato Tarciso, um dos elementos para a identificação de fundos é que "para ser considerado como independente, um organismo deve ter poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento".
E ele explica ainda, "o critério relativo à autonomia financeira determinou a existência de fundos relativos aos principais ministérios, agências, sociedades do Estado etc. Vários organismos governamentais canadenses não tinham o grau de autonomia financeira necessária para serem identificados como criadores de fundos de arquivo. Nesse momento, é que surge o conceito de subfundo, que oferece uma alternativa para classificar e descrever, em um nível apropriado, os arquivos dessas organizações vinculadas a organismos maiores. E esse conceito é um desdobramento lógico daquele que a tradição anglo-saxônica chamou de subgrupo, sem, contudo, precisar a natureza e a validade teórica."
Logo, um fundo deve possuir orçamento próprio, a assertiva E é correta.
(fonte: A função classificação de documentos arquivísticos por Renato Tarciso Barbosa de Sousa)