"Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos.
Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquer espécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero.
Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento. Por exemplo, o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondência, em ordem cronológica etc.