A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico,
incorporando-o ao sistema de gestão arquivística, por meio das seguintes ações:
registro;
classificação;
indexação;
atribuição de restrição de acesso;
arquivamento.
Os objetivos da captura são:
identificar o documento como documento arquivístico;
demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando
passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado,
como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou
diretório, no caso de documentos digitais.
Captura: É a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento;
Registro : Consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa;
Classificação: É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados;
Indexação: É a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação;
Arquivamento: A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física, como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta Relatórios.