Segue um trecho que pode ajudar a resolver a questão:
O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos:
– Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinatários
– Conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem
– Classificar o documento de acordo com o método específico da empresa, carimbando-o
– Elaborar um resumo do documento
– Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento
– Arquivar as fichas de protocolo.
As fichas de protocolo costumam seguir o seguinte padrão, dependendo do método estabelecido pela empresa:
(nome da empresa), inscrita sob o nº (informar), com sede na (rua), nº (informar) – (bairro), , na cidade de (município) – (estado), declara ter recebido de (nome), inscrito(a) sob o nº (informar), nesta data, os seguintes documentos:
– (primeiro documento);
– (segundo documento);
– (terceiro documento).
(localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do responsável)
(cargo)
fonte: Proteção de Recepção de Documentos. Destinonegocio, 2020.