gabarito E
Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);
– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);
– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
Gabarito (Errado)
Esta questão está no tema "Gestão de documentos".
O item cobrado pela questão vai estar em azul.
O que é gestão de documentos? Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Fases da gestão de documentos é PUD:
1º Fase: Produção (ou criação)
2º Fase: Utilização (ou utilização e conservação);
3º Fase: Destinação (ou avaliação e destinação)
"Primeiro você produz o documento, depois você o utiliza e, por fim, o destina.
1º Fase: Produção ou criação, atividades relacionadas:
• abrange definição de normas, conteúdo, padrão, formato e trâmite.
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (observe que a questão afirmou que ela estaria na 2º fase, que é a de utilização, mas não! Ela está na primeira, que é a de produção);
• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos;
• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;
• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.
2º Fase, que é a de utilização, atividades relacionadas:
• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
3º Fase, avaliação ou destinação:
Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda e destinação fnal dos documentos (eliminação ou guarda permanente). É a atividade que resulta na criação da tabela de temporalidade da instituição. Nessa etapa, serão identificados os documentos de valor histórico a serem preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda.
Fonte: Meu resumo, desculpe pelo longo comentário.
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ʕ•́ᴥ•̀ʔっ INSS 2020/21.
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