Questão 3324967

• Banca: FUNDEP (Gestão de Concursos)
• Órgão: Prefeitura de Uberlândia - MG
• Ano: 2019
• Provas: FUNDEP (Gestão de Concursos) - 2019 - Prefeitura de Uberlândia - MG - Arquivista
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

São procedimentos que compõem a segunda fase da gestão de documentos, exceto:

• A. Utilização de técnicas específicas de classificação e organização.
• B. Promoção da eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
• C. Gestão de arquivos correntes e intermediários.
• D. Utilização de métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.

Gabarito: B

Comentários

• SÃO TRÊS AS FASES DE GESTÃO DE UM DOC: PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS (PRIMEIRA, SEGUNDA E TERCEIRA FASES)

   

  PRODUÇÃO (PRIMEIRA FASE): previne a criação de documentos desnecessários. Além disso:

  ·        Aumenta o uso e o valor dos documentos essenciais;

  ·        Garante a utilização de materiais adequados na elaboração dos documentos;

  ·        Certifica o uso correto da microfilmagem e/ou digitalização e automação durante todo o ciclo de vida dos arquivos.

  ·        Normas de criação dos documentos.

   

  UTILIZAÇÃO (SEGUNDA FASE): envolve o controle, uso e armazenamento do documento. Envolve diversas medidas para garantir:

  ·        a rapidez para disponibilizar documentos e informações;

  ·        uso efetivo da informação e arquivos correntes;

  ·        seleção do material, do local e do equipamento para armazenar os documentos.

  Para que a fase de utilização tenha eficiência, é preciso criar planos de classificação padronizados para a empresa. Esses planos indicam a organização dos documentos desde sua origem e padronizam a maneira de arquivamento. Dessa forma, promove-se uma recuperação eficaz dos documentos.

   

   

  DESTINAÇÃO (TERCEIRA FASE): envolve decisões sobre quais documentos devem ser conservados de forma permanente como memória empresarial. Programas de destinação de documentos devem agrupar as atividades de:

  ·        identificação e descrição de documentos por séries ou classes;

  ·        listagem dessas séries e classes para retenção ou destinação;

  ·        avaliação para definir quais documentos são de guarda permanente;

  ·        eliminação periódica dos documentos que não possuem valor permanente; (questão)

  ·        recolhimento dos documentos permanentes para a instituição.

  Todas essas atividades geram uma grande economia. E isso muito mais rápido do que outros elementos da , especialmente se associados ao uso de depósitos de arquivo intermediário.

• O ciclo vital dos documentos é dividido em três fases: arquivo corrente, arquivo intermediário e o arquivo permanente.
  
  As principais características do arquivo corrente são: possibilidade de uso alta, recém criação ou recebimento de documentos, estar junto aos seus produtores, cumprimento das funções pelas quais foram criados. Já os documentos pertencentes ao arquivo intermediário possuem valor primário reduzido e aguardam a destinação final. Nos arquivos permanentes só ficam os documentos que possuem valor secundário.
  A questão quer uma alternativa que represente uma característica inerente aos arquivos intermediários.
  
  a) Característica dos arquivos correntes.
  b) Como dissemos, no arquivo intermediário só ficam os documentos com valor primário reduzido e que estão aguardando a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Se forem de guarda permanente, seguirão para o arquivo permanente e se forem elimináveis, o serão de acordo com a legislação que rege o processo de eliminação. Certa. 
  c) Nos arquivos intermediários só ocorre os procedimentos de gestão relativos aos arquivos intermediários.
  d) Os documentos de controle de protocolo são utilizados nos arquivos correntes, no momento de produção ou recebimento.
  
  Gabarito do Professor: B
• Gab. B PROMOÇÃO DE ELIMINAÇÃO (...) - fase de DESTINAÇÃO

• Gabarito: Bee

• Sinceramente não entendi, a questão perguntou em relação a segunda fase e as respostas estão apontando para destinação, que é a terceira fase.