Questão 3328387

• Banca: IDECAN
• Órgão: UNIVASF
• Ano: 2019
• Provas: IDECAN - 2019 - UNIVASF - Assistente em Administração
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Classificação de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Considera-se o plano de classificação de documentos o instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido ou acumulado pelo Órgão da Administração Pública no exercício de suas funções e atividades. Logo, a classificação de documentos se dá

• A. pela atividade meio que repete a mesma informação sobre os documentos e o grupo funcional.
• B. pelo conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.
• C. pelo agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma vertente da função.
• D. pela sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos sob o mesmo tema.
• E. pela estrutura organizacional da Administração Pública, item competência do Órgão.

Gabarito: D

Comentários

• PLANO E TABELA Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos são os principais instrumentos da gestão documental. Eles garantem a racionalização administrativa, a agilidade e a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo. O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio foram elaborados e oficializados devido a necessidade urgente e recorrente dos órgãos da administração paulista em se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Foram construídos em conjunto com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, instituídas nos órgãos e entidades, e oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.

• Gabarito: D

  Entende-se por classificação de documentos a sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

• Plano de Classificação:

  Apresenta o plano segundo o qual os documentos de arquivos, por meio da sequência das operações técnicas, serão organizados (tipicamente no arquivo corrente) sob o mesmo tema, para que se torne mais fácil a recuperação da informação contida nos mesmo.

  Permite a classificação com base nas atividades, funções e estrutura realmente existentes na organização, definindo a organização física dos documentos de arquivo na prática. Assim, ele é a base para a ordenação dos documentos no arquivo.

  Codifica-se a classificação para facilitar a recuperação de informações

  Agrupando-se por ex em:

  • Classe    000 Administração Geral
  • Subclasse 010 Organização e Funcionamento
  • Grupo     012 Comunicação Social
  • Subgrupo  012.1 Relações com a Imprensa
  •           012.11 Credenciamento de Jornalistas

  Códigos de classificação e o plano de classificação são os mesmos para os documentos da organização, independente de serem digitais ou não.

• Plano de Classificação:

  serão organizados (tipicamente no arquivo corrente) sob o mesmo tema

• Texto meio esquisito