Questão 3328723

• Banca: IBFC
• Órgão: Prefeitura de Divinópolis - MG
• Ano: 2018
• Provas: IBFC - 2018 - Prefeitura de Divinópolis - MG - Secretário Escolar
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento

Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza. A respeito das técnicas de arquivamento, os elementos básicos são a classificação e a codificação. Os métodos de classificação mais utilizados são:

I. Método alfabético – normalmente usado em ordem crescente (de A até Z) sendo útil pela facilidade de organização e localização de documentos.

II. Arquivamento por assunto – utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim os assuntos.

III. Método numérico – usam-se números, geralmente em ordem crescente e é mais útil em documentos como relatórios paginados e outros em que há numeração de código ou páginas.

IV. Método eletrônico – são programas ou sistemas informatizados, com campos de dados e busca diversificados, que não usam papéis e sempre com a opção de segurança para impedir a perda de dados ou arquivos.

Assinale a alternativa correta: 

• A. I, II e III apenas
• B. I, III e IV apenas
• C. I e III apenas
• D. I, II e IV apenas

Gabarito: A

Comentários

• O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização — o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas e de acordo com o método que mais se encaixa na organização e nas necessidades da empresa, mas fazer sua  e até mesmo remota.

• A título de informação, os métodos Ideográficos (por assunto) podem ser classificados da seguinte forma:

  1) Alfabéticos

  1.1 Enciclopédico: os assuntos correlatos são agrupados em títulos gerais e ordenados alfabeticamente

  1.2 Dicionário: obedece rigorosa ordem alfabética sem seccionar

  2) Numéricos

  1.1 Duplex: classifica-se a documentação em classes, partindo-se do geral para o particular

  1.2 Decimal: a classificação é feita em 10 classes, sendo 9 classes principais e 1 para assuntos gerais

  1.3 Unitermo ou Indexação coordenada: cada documento recebe um número em ordem crescente de acordo com sua entrada no arquivo. Serve para identificar e localizar o documento quando solicitado, através de palavras-chave na ficha-índice.

  Por fim, lembrar que os métodos ideográficos precisam todos de índice, portanto, são indiretos.