gabarito letra D
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
* Quais serão arquivados permanentemente
* Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela de Temporalidade
bons estudos
Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente. Repetição até a exautão, rs.
FONTE: Professor Lincoln Barros, Ponto dos Concursos.