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1) Ordem Alfabética (por nomes) – Sistema Direto
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia dos nomes.
DICA: Não se esquece de fazer as para fixar melhor o conteúdo
Regras de alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
São elas:
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo prenome.
Ferreira, André
Ferreira, João
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasilense de Arquivologia
Globo (O)
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Alternativa B.
A) Branco, Camilo Castelo. Castelo Branco, Camilo.
Sobrenomes compostos formados por substantivos e adjetivos ou ligados por travessão não devem ser separados.
B) São Paulo, Alberto.
Sobrenomes compostos iniciados com as palavras Santo, São e Santa também não devem ser separados.
C) Alvares Cabral, Pedro. Cabral, Pedro Álvares.
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
D) Filho, Antonio Almeida. Almeida Filho, Antônio.
Termos que indicam graus de parentesco fazem parte do sobrenome, mas não são considerados para ordenação alfabética. Exceção: Graus de parentesco só serão utilizados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
E) Alberto di Capri, Georgio. Capri, Georgio Alberto di
* Em nomes estrangeiros, considera-se o último sobrenome. Exceção: Nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas.
* As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. São consideradas parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
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gabarito: b
Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo, ligados por hífen ou iniciados com as palavras Santo, São e Santa não devem ser separados:
Castelo Branco, Camilo.
São Paulo, Alberto.
Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior:
Almeida Filho, Antônio
No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras especificas:
Capri, Georgio Alberto di.
Cabral, Pedro Álvares.
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A questão utiliza diferentes regras de alfabetação e pede para que seja feita a identificação de qual alternativa as aplicou de forma correta.
a) Castelo Branco, Camilo. Regra: sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Errada
b) São Paulo, Alberto. Regra: sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Certa.
c) Cabral, Pedro Álvares. Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Errada.
d) Almeida Filho, Antonio. Regra: 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética, a não ser que somente eles sirvam como elemento de diferenciação. Errada.
e) Capri, Georgio Alberto di. Regra: as partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Errada.
Gabarito do Professor: B
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GABARITO: LETRA B
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
A questão utiliza diferentes regras de alfabetação e pede para que seja feita a identificação de qual alternativa as aplicou de forma correta.
a) Castelo Branco, Camilo. Regra: sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Errada
b) São Paulo, Alberto. Regra: sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Certa.
c) Cabral, Pedro Álvares. Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Errada.
d) Almeida Filho, Antonio. Regra: 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética, a não ser que somente eles sirvam como elemento de diferenciação. Errada.
e) Capri, Georgio Alberto di. Regra: as partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Errada.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia