A questão envolve as atividades de Protocolo. O Protocolo é o serviço responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Dica! É bom lembrar que algumas bancas trabalham com variações desses conceitos. É muito comum encontrar as seguintes atividades: recebimento/autuação, registro, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos; e até mesmo somente recebimento, registro e distribuição, de uma forma mais sintética.
Cada atividade mencionada possui uma função e um lugar nas rotinas de protocolo, mas o que a questão envolve são os procedimentos de Protocolo no momento de recebimento da documentação. Vejamos as alternativas.
a) Ao receber a correspondência, o setor de Protocolo necessita identificar se trata-se de uma correspondência oficial ou particular. A correspondência oficial é aquela que chegou para subsidiar as atividades institucionais. Já a particular não é orgânica, ou seja, não foi recebida para dar andamento às atividades. É de cunho particular dos servidores ou trabalhadores da instituição. Se a correspondência for particular, deve ser distribuída diretamente aos destinatários. Se for oficial, deve seguir para o próximo passo, que é a identificação de acesso. Essa identificação deve indicar se o documento é sigiloso/confidencial/restrito ou não. Se não contiver nenhuma identificação para que não se abra, o documento é aberto, analisado e passa para os próximos passos a fim de ser entregue ao destinatário. Se contiver algum identificador de sigilo, é entregue diretamente ao destinatário, sem nem ser registrado no sistema.
Portanto, quando a questão afirma que o documento confidencial deve ser aberto, temos uma alternativa incorreta, pois documentos identificados com alguma restrição de acesso não devem ser abertos. Errada.
Esquema:
1. Oficial ou particular? Se for oficial, próximo passo. Se for particular, distribuído.
2. Sigiloso ou público? Se for sigiloso, distribuído. Se for público, aberto e próximos passos.
b) A separação entre o que é oficial do que particular é a primeira ação a ser realizada pelo Protocolo. Lembrando que as correspondências particulares não são orgânicas, ou seja, não foram recebidas para dar algum andamento às atividades institucionais, portanto, podem ser enviadas para o destinatário, somente. Certa.
c) A correspondência sigilosa não pode ser aberta. Somente a sua distribuição é permitida. Errada.
d) Lembre-se das etapas de protocolo. A eliminação não entra nessas etapas porque a responsabilidade do protocolo é somente movimentar a documentação internamente e externamente de forma controlada. Errada.
e) Lembre-se das etapas de protocolo. Não temos arquivamento em nenhuma delas e nem a aplicação de métodos de arquivamento. Errada.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Gabarito do Professor: B