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Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Fonte: Ponto dos concursos.
Gab: b
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Só complementando com uma outra maneira de resolver a questão:
A gestão de documentos se divide em 3 fases: Produção, Utilização e Destinação de documentos. Sabendo disso, por eliminação você vê que todas as alternativas não contém nenhuma dessas fases, com exceção da letra b.
Obs: segue uma boa fonte de estudo sobre a Gestão Documental:
https://www.trt8.jus.br/sites/portal/files/roles/gestao-documental/conceitos_basicos_de_gd.pdf
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Gabarito: B
1.Produção de Documentos
Elaboração dos documentos em decorrência das atividades
Papel do Arquivista
-Criação de documentos essenciais
-Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias
-Propor consolidação de atos normativos
-Criação ou extinção de modelos e formulários
-Estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos
-Escolha de materiais e equipamentos
-Participação na gestão de recursos humanos
2.Utilização de Documentos
Atividades de protocolo
-Recebimento
-Classificação
-Registro
-Distribuição
-Tramitação
Atividades de expedição
Atividades de organização
Atividades de arquivamento em fase corrente e intermediária
Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta)
Recuperação de informações
3.Avaliação e Destinação de Documentos
Análise e avaliação dos documentos acumulados
Estabelecimento de prazos de guarda
Decisão de guarda permanente e eliminação
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. FGV, 2004
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GABARITO: LETRA B
1) Produção de documentos:
- elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos
2) Utilização de documentos:
- Protocolo, recebimento, classificação, registro, organização, arquivamento de documentos na fase corrente e intermediária.
- Elaboração de normas de acesso às informações
- Recuperação de informações
3) Avaliação e destinação de documentos:
- Análise dos documentos acumulados
- Avaliação/seleção de documentos acumulados
- Estabelece prazos de guarda
FONTE: QC