Resposta ERRADO.
A eliminação de documentos consiste na destruição mecânica e autorizada de documentos que já cumpriram seus prazos de guarda, determinados pelas tabelas de temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. Esses documentos, antes de serem eliminados, são submetidos a avaliação, por meio da qual se verifica seu valor informativo, probatório e/ou histórico. Nesses casos, a eliminação tem como objetivo inibir o acúmulo de documentos desnecessários e reduzir os gastos com espaço, materiais, móveis e pessoal especializado decorrentes do armazenamento desses documentos. Os procedimentos para a eliminação de documentos, na UnB, acontecem anualmente e de acordo com as seguintes etapas.
1ª etapa – Os documentos que já cumpriram os prazos determinados pelas tabelas de temporalidade de documentos, e que se encontram arquivados no ACE, são incluídos na Listagem de Eliminação de Documentos (ver Anexo B – Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos).
2ª etapa – A Listagem é encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UnB, para aprovação e assinatura.
3ª etapa – Quando há aprovação da Listagem, essa é encaminhada ao Reitor da UnB, para aprovação e assinatura.
4ª etapa – Posteriormente, a Listagem é enviada ao Arquivo Nacional, para aprovação e assinatura.
5ª etapa – Após aprovação da Listagem por parte do Arquivo Nacional, essa é publicada no Diário Oficial da União (DOU) por intermédio do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Qualquer interessado pode se manifestar, até 45 dias após a publicação, sobre os documentos a serem eliminados. Os interessados, no prazo citado, podem requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenham respectiva qualificação e demonstrem legitimidade para o pedido, dirigido à CPAD.
6ª etapa - Quando não há manifestação no prazo determinado, os documentos são eliminados, com a supervisão de um servidor do ACE, por procedimento mecânico de desfragmentação. Os papéis resultantes desse processo são reciclados.
7ª etapa - É emitido o Termo de Eliminação de Documentos.
Ressalte-se que todos esses procedimentos estão previstos na Resolução do Conarq nº 40, de 9 de dezembro de 2014, que revogou a Resolução do Conarq nº 7, de 20 de maio de 1997, que dispunha acerca desse tema.
GABARITO: ERRADO
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA NÃO ASSINANTES
Três instrumento são necessários para a eliminação de documentos: Lista de Eliminação, Termo de Eliminação e Edital de Eliminação.
A lista tem como objetivo listar todos os documentos que serão eliminados para aprovação.
O termo tem como objetivo informar que os documentos serão eliminados, caso alguém se interesse por eles.
O edital informa que os documentos foram eliminados e qual foi o processo de eliminação.
Veja o que diz a Resolução nª 40 do Conarq:
Art. 3º Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos [Anexo 2], em periódico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia