Segundo a Professora Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: teoria e prática"
"A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de urna instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases se constituiriam em: o levantamento de dados; a análise dos dados coletados; o planejamento; a implantação e acompanhamento."
O levantamento de dados seria o estudo da situação do arquivo e da instituição em si desde a quantidade de documentos até a estrutura organizacional. A análise dos dados é o estudo do que foi coletado para produzir uma proposta que resolva o problema. O planejamento é a etapa em que se determina todos os passos a serem dados em todas as frentes levantadas pela análise dos dados. Implantação é a prática definida no planejamento. Controle é a manutenção da etapa de planejamento.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Comentário da Professora Serenna Alves