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Conforme Marilena Paes pag. 60:
Expedição:
Em geral são adotadas as seguintes rotinas:
1 - Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas)
2 - Verificar se não faltam folhas ou anexos
3 - Numerar e completar a data, no original e nas cópias
4 - Separar o original das cópias
5 - Expedir o orignal, com os anexos se for o caso, pela ECT, malote ou em mãos
6 - Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento
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Segundo a Professora Marilena Leite Paes, na obra "Arquivo: teoria e prática", na etapa de expedição, que é o ato de enviar os documentos internos para instituições ou pessoas físicas externas, as seguintes atividades são desenvolvidas:
"Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades
a serem determinadas)
Verificar se não faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cópias
Separar o original das cópias
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou
em mãos
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram
origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente
dito."
A questão afirma que a numeração deve ocorrer apenas no documento original, quando na verdade deve ser feita na cópia também, de acordo com a terceira ação de expedição.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Gabarito do Professor: errada
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Errado!
Numerar e completar a data, no original e nas cópias.
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Nas copias também.
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Gab: ERRADO
Obviamente não será apenas no original, se o documento deve ser controlado, ele seguirá um padrão e uma uniformidade independente de onde transite. Assim, podemos resumir nas seguintes atividades, de acordo com Marilena Leite Paes:
- Etapas de Expedição:
- 1° Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas)
- 2° Verificar se não faltam folhas ou anexos;
- 3° Numerar e Completar a data, no original e nas cópias;
- 4° Separar o original das cópias;
- 5° Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos;
- 6° Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito."
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática - 2004.
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Resolução: Quanto à expedição de correspondência (registro e encaminhamento), julgue o item.
Em geral, são adotados os seguintes primeiros passos na rotina: receber a correspondência; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar; e completar a data, apenas no original.
Resposta: errada