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Cópia e cola de trecho do livro da Marilena Paes - página 60.
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Rotinas de expedição Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.
fonte: ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
https://cotemar.com.br/wp-content/uploads/2017/01/arquivamento.pdf
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A etapa de expedição, que consiste no envio de documentos para instituições ou pessoas externas, possui como primeira atividade "Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades
a serem determinadas), segundo a Professora Marilena Leite Paes.
Esses documentos recebidos vão ser enviados externamente. Caso a instituição queira manter uma cópia, a professora sugere que sejam feitas em papel de cor diferente.
É claro que estamos falando de outra realidade de produção documental, mas que deve ser assimilada para fins de concursos.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004
Gabarito do Professor: certa
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Tem que ler o livro dessa mulher para responder Arquivologia.
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Fiquei em dúvida pelo emprego da palavra deverão, achei que fosse apenas uma sugestão para colocar papéis de cores diferentes.
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Os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta imediata deverão prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias ser-lhe-ão restituídas após a expedição. Por mim essa questão estaria errada, desde quando vc acumula coleção em orgão, nesse caso seria documento orgânico, quem acumula coleção e biblioteca.
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Quem trabalha em órgão público sabe que na prática é diferente e que as cópias dos documentos são todas nos mesmos papéis e nao difere em cor. Mas tudo na teoria é bem bonitinho. Fazer o quê né?
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Resolução: A etapa de expedição, que consiste no envio de documentos para instituições ou pessoas externas, possui como primeira atividade "Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas), segundo a Professora Marilena Leite Paes.
Esses documentos recebidos vão ser enviados externamente. Caso a instituição queira manter uma cópia, a professora sugere que sejam feitas em papel de cor diferente.
É claro que estamos falando de outra realidade de produção documental, mas que deve ser assimilada para fins de concursos.
Resposta: certa