Gabarito: E
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.
Centralização:
Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.
Descentralização:
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.
O Protocolo é o setor responsável pelas atividades de controle da movimentação dos documentos da instituição.
A depender da estrutura da instituição, um protocolo é insuficiente, pois a distância física faz diferença na distribuição e expedição de documentos. Se a instituição possui 5 locais, por exemplo, manter somente um protocolo dificulta as atividades.
Dessa forma, opta-se pelo protocolo centralizado, caso estejamos falando de uma estrutura menor, ou descentralizado, caso haja a necessidade de ramificar as atividades de controle da movimentação documental.
Entretanto, um ponto a ser destacado é que a existência de mais de um local não é pré-requisito para adotar a forma descentralizada. Isso quer dizer que mesmo que a instituição esteja alocada em somente um local físico, pode-se criar diversos protocolos, se a atividade assim exigir.
A centralização ou descentralização do protocolo também serve para sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos, que pode conter uma ou mais unidades protocolizadoras.
Gabarito do professor: E