Atualmente, para se organizar um arquivo é preciso levar alguns critérios em consideração:
Segurança – O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Precisão – O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
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Simplicidade – As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.
Flexibilidade – O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.
Acesso – O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
Fonte: Site Portal Educação
https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/educacao/agenda-e-arquivo-como-organizar/62351