GABARITO: LETRA A
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades :
– Recebimento
– Registro
– Autuação
– Classificação
– Expedição/Distribuição
– Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos à unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão.
Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).
GRAN CURSOS.
Na Expedição são adotadas as seguintes rotinas:
____________________________________________________________________
1.Receber a correspondência ( original, envelopes e cópias)
2.Verificar se não faltam folhas nem anexos
3.Numerar e completar a data no original e nas cópias
4.Separar o original das cópias
5.Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos
6.Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é ao arquivo propriamente dito.
_____________________________________________________________________
Fonte: Arquivo: Teoria e Prática - Marilena Leite Paes.
Gabarito: A.