Com relação ao estágio de evolução, os arquivos classificam-se em correntes, intermediários e permanentes.
Arquivos correntes: São aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição.
Arquivos intermediários: São aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que ainda podem ser utilizados para fins administrativos;
Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os documentos que, já tendo cumprido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição.
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“Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa freqüência) ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que não quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo.
“Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados, em alguns países que adotam esta teoria, de limbo ou purgatório”.
“Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”. São classificados como permanentes os documentos :
– que revelam a origem e a constituição da instituição;
– que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
– normas e regulamentos;
– demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.
Essas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e cada uma das fases corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc) adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária e permanente, nas quais é muito comum a utilização de caixas-arquivo.
GRAN CURSOS.