GABARITO: LETRA B
O protocolo realiza as seguintes atividades:
– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)
FONTE: GRAN CURSOS.
Direto ao ponto!
Erros em vermelho.
( ) Nas etapas de Expedição e Distribuição (Etapa = Movimentação), é realizado o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual) (Etapa: Controle de Tramitação), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos interno;
FALSO (Houve troca de conceitos por rotinas/etapas)
( ) Na etapa de Classificação, o setor de protocolo recebe (Etapa: Registro) documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição;
FALSO (Trocou conceitos de Registro por Classificação)
( ) Na etapa de Controle da Tramitação/Movimentação, o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação;
CORRETO
( ) O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.
CORRETO
GABARITO: B) F F V V