O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam.
Isso evoluiu e foi ampliado, e se decidiu, primeiro, que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência.