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a) Inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento se destina ao arquivamento;
b) Estudo: é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade de se fazer referências cruzadas;
c) Classificação: determinar que codificação deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. De acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
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Inspeção
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”
Fonte: Marilena Leite Paes
A etapa de inspeção consiste, basicamente, em verificar se o documento que chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arquivo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando sejam guardados antes de sua conclusão.
Fonte: Gran Cursos Online
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Complementando o que a nossa colega Julyane Valiensi explicou, temos ainda:
d) Codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.