Questão 365368

• Banca: IADES
• Órgão: CFA
• Ano: 2010
• Provas: IADES - 2010 - CFA - Assistente Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento

Existem vários métodos possíveis de arquivamento. Assinale a alternativa correta sobre o tema.

• A. Usa-se o método duplex quando a documentação é dividida em classes conforme o assunto.
• B. Nos casos em que o elemento principal é a situação funcional da pessoa, utiliza-se o método alfabético, por ser o mais direto.
• C. A busca pelo CEP é a característica principal usando-se o método de arquivamento geográfico.
• D. O método ideográfico depende da interpretação dos documentos sob análise, mas garante que haja padronização dos arquivos com outras organizações de porte e segmento de atuação semelhante.

Gabarito: A

Comentários

• ALFABÉTICO
  - direto
  - regras de alfabetação → regras de ordenação: letra por letra; ou palavra por palavra
   
  - vantagens: 
  rápido, fácil e barato
   
  - desvantagens: 
  erros de arquivamento, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes
   
  GEOGRÁFICO
  - direto
  - vantagens: de fácil manuseio
  - desvantagens: exige duas classificações – local e correspondente melhores ordenações: 
  estado – capital/cidade – correspondente
  cidade – estado – correspondente
  com outros países: país – capital/cidade – correspondente
   
  NUMÉRICO SIMPLES
  - indireto
  - cada correspondente recebe um número, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação com a ordenação alfabética
  - a projeção da guia recebe o número ou o número e o nome
  - a fim de evitar duplicação de número, é indispensável um índice alfabético, remissivo
  - tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados
   
  NUMÉRICO CRONOLÓGICO
  - indireto
  - utilizado em repartições públicas
  - o documento é autuado (colocado numa capa de cartolina e chamado de processo)
  - ficha de protocolo:
  é o registro propriamente dito, onde será indicada toda a movimentação do documento ou processo
  - índices auxiliares (em fichas): alfabético-onomástico; de procedência; e de assunto - vantagens: maior grau de sigilo; menor possibilidade de erros (mais fácil lidar com números do com que letras)
  - desvantagens: 
  método indireto
   
  NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
  - indireto
  - documentos numerados seqüencialmente; porém leitura em pares de algarismos da direita para a esquerda
  - vantagens: 
  redução de erros de arquivamento; rapidez de localização e arquivamento; possibilidade de divisão eqüitativa de trabalho entre os arquivistas
  - desvantagens: 
  leitura não-convenciona
   
  POR ASSUNTO – ALFABÉTICOS
  - direto
  - enciclopédico ou dicionário
  - não é fácil, pois depende de interpretação dos documentos
  - exige elaboração de esquema, índice, plano ou código de assuntos para classificação
  - - classificações padronizadas (CDD ou CDU) somente em Biblioteconomia
   
  POR ASSUNTO – NUMÉRICOS – DUPLEX
  - oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere a agrupamento de assuntos, 
  - porém, abertura ilimitada de classes
  - desvantagens: 
  se não forem bem definidas as classes, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto em mais de um lugar
• Alguém pode explicar o erro das demais?
• Também gostaria de saber como é o método IDEOGRÁFICO.
  Obrigado
• a) Certa
  
  b) O método alfabético é organizado a partir de nomes (não pela situação funcional) 
  
  c) método geográfico é aquele organizado pelo local ou procedência e não pelo CEP. 
  
  Podem ser considerados o país ou o estado e dessa forma deverá destacar a capital em seguida;
  Ex.:  Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo (destaque para capital)
          Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques
   
  Ou se considerarmos primeiramente a cidade e depois o estado ou o país, não haverá necessidade de destacar a capital.
  Ex.: Campina Grande - PB - João Aragão
         João Pessoa - PB - Diego Oliveira
  
  d) Método Ideográfico:  É aquele que separa os documentos por assunto e podem ser alfabéticos, numéricos ou alfanuméricos. Não existe esquemas padronizados de classificação por assunto.
  
  Bons estudos !!!
• . Método Alfabético

  É o método que utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética. Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais. É um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. 
  As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notações simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notações compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.

  
  

  . Método Numérico Simples
  Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair sobre o método numérico simples.

   

  . Método Numérico-cronológico

  Neste método, os documentos serão organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere. É o método ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor.
   

  . Método Geográfico

  Neste método, os documentos serão de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estará sendo utilizado o método geográfico.
   

  . Método Dígito-Terminal
  

  Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
  
  Exemplo: o número 831.423, será lido 23.14.83
  

  Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.
  
  . Método – Variadex

  Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético.

• . Método Ideográfico (Por Assunto)
  Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
  O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária  e ordem enciclopédica.
  
  - Alfabético
  a) Dicionário: Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.
  b) Enciclopédico: Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.
  
  - Numérico
  O numérico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
  
  a) Decimal: A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.
  As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a seguir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.
  A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou código. É necessário a organização de um índice alfabético.
  
  b) Duplex
  Neste método, a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para não serem abertas pastas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses.  É preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.

• Método duplex    : Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). Este método não possui a dificuldade apresentada pelo método decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.
   

• LETRA - A

• GAB:A

   

   a) Usa-se o método duplex quando a documentação é dividida em classes conforme o assunto.

   

   b) Nos casos em que o elemento principal é o nome da pessoa, utiliza-se o método alfabético, por ser o mais direto.

   

   c) O local /procedência é característica principal quando se usa o método de arquivamento geográfico.

   

   d) O método ideográfico depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. É mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedades de assunto. 

   

   

  FONTE: Arquivologia para concursos - Teoria e questões - ed. 2015. pág. 69